Fulda/Wiesbaden. Schnellere und einfachere Suchmöglichkeiten, eine bessere Dienstleistungsqualität für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen, weniger Papier- und Tonerverbrauch oder bessere Möglichkeiten, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Die Vorteile einer elektronischen Aktenführung in einer Verwaltung sind vielfältig. Daher stellen viele Kommunen auf die eAkte um. Die Stadt Fulda plant dies zunächst für die Stadtkämmerei. Zudem will die Stadtverwaltung ein Vertragsmanagement in allen Verwaltungsteilen etablieren. Das Projekt wird vom Land Hessen durch die Förderung smarter Kommunen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ mit 65.075 Euro unterstützt. Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus hat heute die Förderzusage virtuell an Oberbürgermeister Dr. Heiko Wingenfeld überreicht.
„Wir wollen die Möglichkeiten moderner IT-Infrastruktur, innovativer Technologien und optimierter Prozesse ausschöpfen, um die Verwaltung stetig zu modernisieren und die vielfältigen Aufgaben effizient und bürgernah zu erfüllen“, sagte die Ministerin. „Die digitalen Möglichkeiten eröffnen neue Perspektiven, weshalb wir als Land Hessen die Kommunen ermuntern, diese Chancen zu ergreifen und gerne finanziell und beratend unterstützen.“
Ziel ist durchgängig elektronisch und medienbruchfrei arbeitende Verwaltung
Mit dem Projekt „Einführung der eAkte in der Stadtkämmerei sowie Implementierung eines verwaltungsweiten Vertragsmanagements“ will die Stadt Fulda in der Stadtkämmerei die elektronische Aktenhaltung implementieren. Die eAkte sei Voraussetzung, um das Ziel einer durchgängig elektronisch, medienbruchfrei arbeitenden Verwaltung zu erreichen. Erst dann könnten entsprechende Daten auch in Prozessplattformen wie Civento genutzt und weiterverarbeitet werden, was für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes wichtig ist, aber auch die Angebote für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen optimiert. Durch die Einführung eines Vertragsmanagements in allen Verwaltungsteilen verspricht sich die Verwaltung eine leichtere und bessere Betreuung, Verwaltung und Pflege der Kauf-, Miet- und Leasingverträge in allen Organisationseinheiten der Stadtverwaltung. Aktuell gibt es kein zentrales System mit geregelten Zugriffsrechten und einer Übersicht über alle bestehende Verträge oder Vertragsfristen.
„Neben der bereits implementierten e-Akte im Sozial- und Wohnungsamt stehen in der Stadtverwaltung Fulda jetzt in Kürze die Einführung der e-Akte im Personalwesen inklusive eines voll digitalen Bewerbungsmanagements sowie weitere Digitalisierungen im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes an“, erläuterte Fuldas Oberbürgermeister Dr. Heiko Wingenfeld, der ergänzte: „Besonders erfreut bin ich, dass die Stadt Fulda – parallel zu den bereits angestoßenen Digitalisierungsvorhaben – die Digitale Steuerakte im städtischen Finanzmanagement sowie ein digitales Vertragsmanagement nun mit Unterstützung des Landes auf den Weg bringen kann.“
Die Stadt Fulda will durch ihr Projekt auch die Zusammenarbeit mit anderen Behörden stärken und als Oberzentrum der Region gerade für kleinere Kommunen Vorbild sein und entsprechend ihre Erfahrungen und Wissen teilen. „Es muss nicht jeder den Weg der Digitalisierung alleine gehen und das Rad wieder neu erfinden. Bei Digitalisierungsvorhaben liegt großes Potenzial in der Zusammenarbeit und im Transfer guter Lösungen“, sagte Ministerin Sinemus. Die Förderung smarter Kommunen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ sieht daher explizit vor, dass auch andere Kommunen und Regionen von den geförderten Projekten profitieren und einen Mehrwert daraus ziehen können. Das Lernen anhand von Best-Practices und durch Austausch und Vernetzung ist ein Ansatz, den auch die Geschäftsstelle Smarte Region verfolgt, die im Frühjahr 2020 im Haus der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung gegründet wurde. Die Hessische Landesregierung hat mit der Geschäftsstelle einen zentralen Anlaufpunkt für alle Belange im Bereich smarter Kommunen geschaffen. „Unser Ziel ist es, mithilfe digitaler Technologien das Leben der Bürgerinnen und Bürger angenehmer zu gestalten, Ressourcen zu schonen, Inklusion und Teilhabe zu steigern. Die smarte Region ermöglicht den Handelnden aus Wirtschaft und Politik, mit digitalen Angebote realen Nutzen zu schaffen“, sagte Digitalministerin Sinemus.
Hintergrund Programm „Starke Heimat Hessen“
Mit dem Programm „Starke Heimat Hessen“ werden die Kommunen bei wichtigen Zukunftsprojekten unterstützt. Dazu zählen unter anderem Kinderbetreuung, Gesundheitsversorgung oder die Stärkung des ÖPNVs. Rund 20 Millionen Euro stehen jährlich von 2020 bis 2024 im Bereich der Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung zur Verfügung, die in drei Maßnahmen aufgeteilt sind. Jeweils vier Millionen Euro fließen von 2020 bis 2024 in die Digitalisierungsplattform Civento, die vom Land Hessen den Kommunen flächendeckend kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Die Plattform bildet einen zentralen Baustein für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im kommunalen Bereich. Zudem können Kommunen darauf Anträge elektronisch bearbeiten – ein wichtiger nächster Schritt hin zur Volldigitalisierung der kommunalen Verwaltung. Weitere knapp 16 Millionen Euro wurden 2020 für die Verwaltungsdigitalisierung zur Verfügung gestellt. Und drittens werden von 2021 bis 2024 jeweils bis zu 16 Millionen Euro für die Förderung kommunaler Vorhaben verwendet, die innovative Projekte in Themenfeldern der Digitalisierung kommunaler Handlungsfelder im Sinne von Smart City / Smart Region betreffen. Projekte werden mit 100.000 Euro bis 2,5 Millionen Euro unterstützt – bei einer Förderquote von 90 Prozent und einer maximalen Laufzeit von zwei Jahren.
Nähere Informationen unter www.digitales.hessen.de/Foerderprogramme/Starke-HeimatÖffnet sich in einem neuen Fenster oder www.smarte-region-hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.
