Effiziente, bürgernahe und transparente Abläufe sind der Anspruch, den die Verwaltung sich mit der Strategie Digitale Verwaltung Hessen (DVH) gegeben hat. Deshalb soll die Antragsverwaltung, auf die die DVH sich fokussiert, perspektivisch so einfach gestaltet sein wie eine Online-Bestellung. Hier kommen drei Kernprinzipien zum Einsatz, die zum Teil bereits in der Verwaltung bekannt sind, nun in der hessischen Strategie aber festgeschrieben wurden.
Once-Only-Prinzip: Informationen datensicher an einem Ort
Der Vorteil von zentralen Registerabfragen und zwischenbehördlichen Datenaustauschen wird durch die Anwendung des Once-Only-Prinzips deutlich: Abrufe und Wiederverwendung bereits vorliegender Daten – selbstverständlich mit dem Einverständnis der Nutzenden – minimieren Zeit und senken die Kosten für die Verwaltung.
Die Nutzerinnen und Nutzer sollen künftig nur an einer Stelle bestimmte Informationen wie Name und Anschrift ablegen. Die Behörden, die für unterschiedliche Anträge oder Dienstleistungen zuständig sind, greifen dann auf diese zentralen Daten über Register zu. Damit verbessert sich die Qualität der Daten und der Aufwand für alle Seiten kann verringert werden. Somit kann die Verwaltung effizienter und ressourcenschonender arbeiten.
One-Stop-Shop: Einmal starten, dann übernimmt die Verwaltung
Ein zweites Kernprinzip der DVH ist das Verfahren des One-Stop-Shop, welches sich auch anhand schon bestehender Verwaltungsangebote in Hessen veranschaulichen lässt. Die Kundinnen und Kunden der Verwaltung müssen eine Leistung nur einmalig anstoßen, dann übernimmt die Behörde den Fortgang und schließt diesen auch ab. Gewinnbringend macht sich dies vor allem bei der Bündelung von Dienstleistungen bemerkbar. So können Anliegen mit unterschiedlichen Verwaltungskontakten im One-Stop-Shop schnell und einfach auf den Weg gebracht werden wie zum Beispiel bei einem Bauantrag.
Im ersten Schritt werden schon jetzt im Verwaltungsportal eine große Bandbreite an digitalen Leistungen nach verschiedenen Lebenslagen gebündelt. Erfolgreich digitalisiert wurde vor allem im Bereich Reisen und Mobilität, in dem Hessen auch die Themenfeldführerschaft für die sogenannten OZG-Leistungen innehat. So ist es zum Beispiel in einigen hessischen Verwaltungen schon möglich, den Führerschein online zu beantragen, den Neuantrag für den Bewohnerparkausweis digital anzustoßen oder sein Fahrzeug neu zuzulassen.
Die Vorteile dafür liegen auf der Hand: Terminvereinbarungen und oft lästige Wartezeiten vor Ort entfallen. Zudem ist der Service rund um die Uhr verfügbar, auch bequem am Wochenende vom Wohnzimmer aus. Damit wird die Verwaltung einem Nutzenversprechen der DVH gerecht – effektiv und wirtschaftlich zu arbeiten.
No-Stop-Shop: Die Verwaltung wird proaktiv
Das Prinzip des No-Stop-Shops geht noch einen Schritt weiter, indem Serviceleistungen eigenständig von der Verwaltung ausgeführt werden, ohne dass Kundinnen und Kunden selbst aktiv werden müssen. Mögliche Beispiele hierfür sind die Einschulung eines Kindes oder die Ausstellung eines kommunalen Familienpasses für bestimmte Vergünstigungen, da die Daten durch Anmeldung in der Kommune bereits vorliegen. Indem die Verwaltung hier initiativ tätig wird, können Abläufe beschleunigt und durchgängig gestaltet werden. Die damit einhergehende Verbesserung der behördeninternen Prozesse, zum Beispiel in der Effizienz, kommt sowohl der Verwaltung als auch den Kundinnen und Kunden zugute.
Wichtig bleibt, dass auch weiterhin die Möglichkeit des klassischen Antragsweges inklusive des persönlichen Besuchs vor Ort bestehen wird.
Nutzenversprechen im Mittelpunkt
Bei allen technischen Möglichkeiten, die mit der Digitalisierung einher gehen, bleibt der Mensch in der Verwaltung im Mittelpunkt. Deutlich wird dies an den in der DVH genannten NutzenversprechenÖffnet sich in einem neuen Fenster, an die Bürgerinnen und Bürger, die von der Verwaltung nun als Kundinnen und Kunden wahrgenommen werden.
Das Angebot der digital verfügbaren Verwaltungsdienstleistungen wird stetig erweitert. CIO Patrick Burghardt kündigt an, dass nach 2022 „ein enormer Sprung für die Bürger in der digitalen Verwaltung“ spürbar sein wird.
