Wichtige Bausteine der Umsetzung
Die Registermodernisierung stützt sich auf drei zentrale Bausteine, die künftig zusammenwirken:
IDA (Identitätsdatenabruf) ermöglicht den registerübergreifenden Abruf der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die IdNr dient dabei als eindeutiges Ordnungsmerkmal, um Datensätze verschiedener Register sicher einer Person zuzuordnen.
NOOTS (Nationales Once-Only-Technical-System) bildet die technische Infrastruktur für den automatisierten und sicheren Austausch von Nachweisen zwischen Behörden. So können beispielsweise Geburtsurkunden oder Meldeinformationen direkt aus dem jeweils zuständigen Register abgerufen werden, ohne dass Bürgerinnen und Bürger diese selbst vorlegen müssen.
Das Datenschutzcockpit (DSC) schafft Transparenz. Bürgerinnen und Bürger können dort nachvollziehen, welche Behörden auf ihre Registerdaten zugegriffen haben und stärken damit das Vertrauen in den registerübergreifenden Datenaustausch.
Zusammen bilden diese drei Komponenten das Fundament der Registermodernisierung: IDA sorgt für die eindeutige Identifizierung von Personen, NOOTS ermöglicht den sicheren Austausch von Nachweisen und das Datenschutzcockpit gewährleistet Transparenz über die Datennutzung.
Kommunen spielen eine Schlüsselrolle
Da viele betroffene Register von Städten, Gemeinden und Landkreisen geführt werden, kommt den Kommunen bei der Umsetzung der Registermodernisierung eine zentrale Rolle zu.
Das Land Hessen unterstützt dabei u. a. durch die Landeskoordination Registermodernisierung im Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation. Gemeinsam mit der Kompetenzstelle Kommunale Verwaltungsdigitalisierung (KKV) begleitet sie die Kommunen bei organisatorischen, technischen und rechtlichen Fragestellungen, um die Aufwände dort im Rahmen der Registermodernisierung möglichst gering zu halten.
Warum jetzt?
Die Registermodernisierung geht nun in die Umsetzungsphase. Mit dem Inkrafttreten des Staatsvertrags über das National-Once-Only-Technical-System (NOOTS-StV) am 1. Februar 2026 wurden die rechtlichen Grundlagen für den bundesweiten Betrieb des NOOTS geschaffen. Daraus ergeben sich schrittweise Anschluss- und Nutzungsverpflichtungen für die registerführenden Stellen. Ab 2027 soll der flächendeckende Anschluss an das NOOTS beginnen. Die Fachministerkonferenzen wurden durch die Digitalministerkonferenz im November 2025 gebeten, bis zum 31. Oktober 2026 eine Planung der Anschlussfristen der Register und Onlinedienste in ihrem Zuständigkeitsbereich vorzulegen. Daneben sollen sie prüfen, inwieweit die Kommunen durch den Einsatz innovativer Registerführung wie „Register-as-a-Service“ oder cloudbasierter Online-Registerplattformen entlastet werden können.
Ein weiterer wichtiger Meilenstein ist die Einführung der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) als registerübergreifendes Ordnungsmerkmal. Nach dem Identifikationsnummerngesetz (IDNrG) müssen die betroffenen Register die IdNr bis Ende 2028 eingeführt haben. Für Kommunen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich inhaltlich mit der Registermodernisierung zu befassen.
Was bedeutet das für die Kommunen?
Das Land Hessen beteiligt sich aktiv an der Umsetzung der Registermodernisierung, um die Kommunen frühzeitig einzubinden. Die Landeskoordination hat deshalb in den Jahren 2024 und 2025 Informationen zu den in den Kommunen geführten Registern erhoben. Im Mittelpunkt standen dabei unter anderem die organisatorische Zuordnung, die eingesetzten Fachverfahren sowie die jeweilige Betriebsverantwortung.
Betreibt Ihre Kommune Register selbst, sollten Sie sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen der Registermodernisierung auseinandersetzen. Werden Register zentral durch die ekom21 betrieben, werden die technischen Umsetzungsaufgaben dort voraussichtlich weitgehend übernommen. Fachliche und organisatorische Aufgaben verbleiben jedoch auch in diesen Fällen bei der Kommune. Zu gegebener Zeit erhalten die hessischen Kommunen durch das Land sowie die KKV konkrete Informationen zu umzusetzenden Anforderungen. Damit wird sichergestellt, dass Kommunen im Rahmen des umfangreichen Vorhabens die notwendige Begleitung erhalten.
Ausblick: Das erwartet Sie in dieser Informationsreihe
Mit diesem Beitrag startet die KKV eine neue Informationsreihe zur Registermodernisierung. In den kommenden Ausgaben beleuchten wir regelmäßig die Auswirkungen auf die hessischen Kommunen und greifen praxisrelevante technische, organisatorische und rechtliche Fragestellungen auf. Geplant sind unter anderem Beiträge zu den Rollen und Aufgaben der Kommunen, den technischen Komponenten der Registermodernisierung, den Auswirkungen auf Fachverfahren sowie zu organisatorischen und datenschutzrechtlichen Aspekten.
